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Actividades Principales Jefe de Delegación

Add by LorenaVargas | Jun 26, 2017 03:31  332 |  4
Actividades Principales Jefe de Delegación
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Actividades Principales Jefe de Delegación
1 reclutamiento
1.1 Reclutar a los miembros del Staff de Delegación
1.2 Participar en el proceso de reclutamiento de los miembros de la Delegación
1.3 Seleccionar un equipo de apoyo voluntario para la ejecución del proyecto de Delegación Mexicana y responder por los resultados del mismo
2 promoción
2.1 Realizar un plan de promoción y asistir a todas las actividades en las que se requiera realizar promoción para la Delegación con el objetivo de ser la Delegación mas grande de la historia
3 In-situ
3.1 Mantener el control y seguimiento de todas las actividades de los participantes y todas la tareas asignadas al EIS y llevar el récord de los incidentes que se reporten
3.2 Participar en todas las reuniones de Jefes de Delegación que sean convocadas
3.3 Mantener en comunicación al Staff de la Delegación, EIS y Jefes de Tropa de la información que emite el comité organizador durante el evento.
3.4 Asegurarse de mantener una buena imagen de los Scouts de México, A.C. en otro país y en un evento internacional
3.5 Ejecutar el plan de emergencia o protocolos que se definan en caso de ser necesario
4 comunicación
4.1 Comunicar toda la información relevante acerca del Jamboree a los miembros de la delegación mediante avisos, avances y noticias de interés para la realización del viaje y durante su estancia en el Jamboree.
4.2 Ser el principal contacto entre la Delegación y la Casa Scout Nacional y comunicar acerca del proceso de preparación
5 planeación
5.1 Definir y monitorear el presupuesto de acuerdo a la política de administración de la organización.
5.2 Realizar la planeación detallada para la conformación de la Delegación Mexicana y dar seguimiento a su cumplimiento
5.3 Informar a la Direccion Internacional los riesgos detectados para el cumplimiento de las fechas del plan detallado
5.4 Desarrollar planes para el entrenamiento y apoyo a los miembros de la Delegación antes del evento
5.5 Planear, coordinar y ejecutar reuniones previas con los miembros de la Delegación Mexicana.
5.6 Establecer completa coordinación con la agencia de viajes de apoyo elegida, estructurando los paquetes de viajes a ofrecer a los participantes, detallando causales por las cuales se opta por la empresa elegida.
6 operación
6.1 Ser responsable de la seguridad y operación de la Delegación a lo largo de las actividades previas, durante los viajes, durante el Jamboree y hasta el regreso
6.2 Coordinar a todas las áreas operativas y de apoyo de la Delegación
6.3 Asegurarse que las áreas involucradas de la Oficina nacional se encuentran informadas del plan y asegurarse del cumplimiento de los insumos entregados por las mismas
6.4 Liderar un equipo eficiente y comunicado para el correcto avance del proyecto de Delegación Mexicana si como asegurarse del involucramiento de las áreas operativas de la Oficina Scout Nacional.
6.5 Realizar la documentación y lineamientos necesarios para los miembros de la Delegación Mexicana, los cuales servirán de apoyo para preservar la seguridad de los miembros así como la imagen de los Scouts de México en un evento internacional
6.6 Establecer los controles para mantener una base de datos actualizada y vigente sobre participantes, cancelaciones, permutas, fichas medicas, etc
6.7 Mantener el control de los ingresos y egresos de la Delegación y reportarlos de forma mensual a la Direccion Internacional y Direccion de finanzas
6.8 Mantener reuniones periódicas con el equipo de trabajo y realizar los informes necesarios con respecto a la delegación cuando le sean requeridos
6.9 Acudir a las reuniones de Jefes de Delegación a las que sea convocado por el comité organizador
6.10 Garantizar la buena imagen de la Oficina Nacional Scout con la membresía, padres de familia, patrocinadores y directivos cumpliendo con las actividades y plazos establecidos
6.11 Realizar el cierre del proyecto: Cierre financiero, Informe final de la delegación, memoria fotográfica, artículos para la revista y otros contenidos que la Direccion Ejecutiva Nacional establezca como necesarios
A1 Demostrar en todo momento la transparencia de acciones y operaciones realizadas durante su gestión

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