優質社區管理制度

管理規約
1. 直接參考政府頒訂的規約範本
  1. 合於相關法規
  2. 學者專家編寫
  3. 歷經修正累積
2. 小小修改即可套用各類型態
  1. 不要採用建商版本
  2. 修改容易不花功夫
3. 另訂詳細「財務管理辦法」來執行
  1. 安全審核流程
  2. 彌補範本的漏洞
4. 加強管委資格
  1. 限制連任
    1. 鼓勵參與避免弊端
    2. 例
      1. 「同意現任委員辭選連任之主動表示。」
      2. 「委員已連任二屆者不宜連任第三屆。」
  2. 下台條款
    1. 不執行會議決案者
    2. 不處理住戶反應者
    3. 有違規記錄未結案者
    4. 例
      1. 「經舉報屬實、監察委員未予糾正者，主委及監察委員同時解除職務，由後補遞任」
5. 增訂違規處理原則
  1. 事實登錄→口頭勸導→公佈記錄→進行舉報
  2. 違規應通報相關單位處理
  3. 若要罰則→可另訂於生活公約 (便於日後修改)
財務管理
1. 資金用途區分
  1. 管理費
    1. 月支經常費用足敷使用為原則
  2. 公共資金
    1. 共有設施修繕使用
    2. 特有持分(如停車位)宜分開計算
    3. (達二年管理費額後可停收繳)
  3. 福利發展金
    1. 公眾活動贊助
2. 收支流向
  1. 資金收入
    1. 住戶收繳 (權狀面數計算)
      1. 80%→管理費
      2. 20% → 公共基金 (帳戶累積)
    2. 公設使用償金、基金存款孳息
      1. 100% → 公共基金 (帳戶累積)
    3. 設施使用收費、政府補助等
      1. 100% → 福利發展金 (年度累積)
  2. 支付費用 (管理費)
    1. 按照日常預算
    2. 變動費用 (水電等)
    3. 臨時動支
    4. 管理費結餘 → 福利發展金累積
  3. 共設修繕 (公共基金)
    1. 按年度修繕計畫預算執行
    2. 臨時事故應急
  4. 贊助活動 (福利發展金)
    1. 公眾節慶、藝文、娛樂 →量力贊助部分比例
    2. 由參與使用者支付大部費用
    3. 年尾結餘 → 保留一定金額 (如10萬)遞轉下一年度 → 餘款退返住戶或扣抵繳費
3. 行使週期
  1. 每月5日前管委會提出財報
    1. 上月各項支出
    2. 上月各資金結餘
    3. 本月各項預計支出
  2. 每月20日前住戶繳交
    1. 審閱財報
    2. 提出異議
  3. 每月20日後始得支付廠商兌款
4. 流程審核
  1. 核決權限表
  2. 計畫年度預算
    1. 會計年度前提出
  3. 審核制度
    1. 提案計畫+預算
    2. 廠商估價 + 可行接受評估
    3. 表決通過(按權限)
    4. 廠商議價、發包
    5. 檢查驗收
    6. 支付款項
    7. 保固維護
  4. 複審簽核流程
    1. 會計憑證、帳冊
會議制度
1. 區分所有權人大會
  1. 每年至少一次
  2. 重大事項適時召開
  3. 一切按規定程序辦理
  4. 各項提案議題均應事前提供詳細書面資料 → 勿讓住戶盲目討論草草議決
  5. 注意：
    1. 主席或主持應了解並遵循議事規則 → 掌握時間、排除干擾、合乎程序
    2. 充分討論、尊重發言 →方案具體時再行表決
    3. 「意見調查」不具法律效力
2. 管理委員會
  1. 每月至少召開一次
  2. 議題必經委員投票表決 →要全部委員半數以上同意
  3. 公開會議記錄
  4. 委員自治規定懲罰缺席者
3. 住戶全員論壇 (建立網站)
  1. 收集意見討論異議建立共識
  2. 意見調查作為參考
  3. 簡化公告有效宣達
  4. 社區文件電子化查詢
設施資產
1. 公設區域
  1. 訂定「使用管理辦法」 (視維護的需要)
2. 共用設施
  1. 發出「使用須知」
3. 設備資產清冊
  1. 含原廠說明書、保證書、安全年限
4. 義工志工
  1. 設備的定期維護檢查
  2. 空間設施的再利用
公共安全
1. 必須以法規為規定第一要件 → 不宜用表決通過合意違法
  1. 門口樓梯間不可堆物
  2. 地下門鎖不可設置
  3. 外加鐵門
  4. 私設外棚
  5. 地下室停機車？？
2. 勿以收取費用作為通融住戶條件 (安全損失顧慮不可犧牲)
3. 定期區域設施安全檢查 → 注意尺度拿捏
4. 保全工作 → 外包專業
環保主張
1. 資源分類回收 → 要符合當地規定
2. 環境清潔衛生
3. 定期清洗疏通消毒
4. 環境美化
5. 節能
成員問題
1. 被推選為管理委員
  1. 熟讀規約及財務辦法
  2. 了解議事進行規則
  3. 了解管委會的責任與權限
  4. 了解區分所有權人大會的權責
  5. 了解自身職務與權責
  6. 了解團隊的分工運作及流程
  7. 尋找住戶中的專業資源參與
  8. 提交建議的可行方案，再求大會決議 → 不是先要求大會決議授權後再惡搞
2. 住戶
  1. 注意自己的權益維護
  2. 不要在沒有具體計畫方案時進行表決同意
  3. 不要受到管委會的誘導，要慎思明辨
  4. 逕予拒絕不合法規的條款或決議
3. 知易行難！知難行易！